POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES BB EQUIPOS TOPOGRAFICOS SAS

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POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.       OBJETIVO

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

2.       ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales.

3.       OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S.

4.       RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

5.       DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

6.       TRATAMIENTO

BB EQUIPOS TOPOGRAFICOS S.A.S. , actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

7.                   FINALIDAD

a.                   FINALIDADES GENERALES DE LA INFORMACIÓN

  • Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros
  • Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios
  • Realizar transacciones
  • Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros
  • Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación
  • Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 (Ley de protección de datos personales)
  • Registros contables
  • Correspondencias
  • Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas

b.                  INFORMACIÓN DE LOS EMPLEADOS

  • Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.)
  • En el caso de requerimientos judiciales y legales.
  • Contabilización y pago de nómina.
  • Reclutamiento y selección de personal que ocuparán las vacantes.
  • Procesamiento, confirmación y cumplimiento con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
  • Realización de transacciones.
  • Pago de beneficios extralegales.
  • Análisis estadísticos.
  • Capacitación y formación

c.                   INFORMACIÓN DE CLIENTES

  • Para fines comerciales.
  • Publicidad y mercadeo.
  • Contabilización.
  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
  • Facturación

d.                  INFORMACIÓN DE PROVEEDORES

  • Para fines comerciales.
  • Contabilización.
  • Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
  • Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.
  • Realización de los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.
  • Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

e.                   INFORMACIÓN DE PÁGINA WEB

  • Para fines comerciales.
  • Publicidad y mercadeo.
  • Canal de contacto entre los clientes y BB Equipos Topográficos
  • Atención a PQR’s (Peticiones, quejas y reclamos)
  • Estadísticas de tráfico web

f.                    INFORMACIÓN DE CAMARAS DE SEGURIDAD

  • Seguridad
  • Control de acceso de personal perteneciente a BB Equipos Topográficos, visitantes y demás
  • Control y custodia de bienes e inmuebles

g.                  INFORMACIÓN DE REGISTROS BIOMÉTRICOS (HUELLA DÁCTILAR)

  • Control de acceso para el personal de BB Equipos Topográficos
  • Reporte de ingresos y salidas del personal de BB Equipos Topográficos

8.       TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos
  • humanos o a partidos políticos.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, BB Equipos Topográficos deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento
  • Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

9.       SISTEMAS DE VIDEO VIGILANCIA

  • BB Equipos Topográficos utiliza diversos medios de video-vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.
  • BB Equipos Topográficos informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video-vigilancia.
  • La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

10.    DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

11.    ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de SISTEMAS es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:

BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:

  • Comunicación dirigida a BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S. Sistemas, Carrera 19B N° 83 – 63 Oficina 401 en la ciudad de Bogotá D.C.
  • Solicitud presentada al correo electrónico: habeasdata@bbequipostopograficos.com

12.    PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

  • Nombre completo y apellidos
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud,
  • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
  • Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, BB EQUIPOS TOPOGRÁFICOS S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

13.    VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de diciembre de 2018.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

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